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Aufwandsschätzung, Festpreis und agile Entwicklung

Das Dilemma

Wir die meisten anderen Agenturen auch betreiben wir überwiegend Projektgeschäft. Der Kunde will dabei in der Regel vorab einen Festpreis für die Umsetzung seines Internet Projekts. In der Regel weiß der Kunde vorher aber nicht ganz genau, was er in seinem Projekt benötigt, hat Probleme die Anforderungen und Prozesse funktional und technisch klar zu definieren, was vollkommen normal ist, wenn man sich nicht tagtäglich mit Internet Projekten beschäftigt. Idealerweise will der Kunde vom Dienstleister oft Vorschläge, wie das Projekt umzusetzen ist, zusammen mit einem Fixpreis-Angebot, meist ohne vorab dafür Geld zu investieren. Oftmals fragt der Kunde auch mehrere Dienstleister an, um Angebote vergleichen zu können. Dass diese Angebote ohne klare Definition von Anforderungen alles andere als vergleichbar sind, übersehen viele Kunden dabei aber.

Je nach Komplexität kostet die Ausarbeitung eines entsprechenden Konzepts oder gar erster Skizzen den Dienstleister schnell Stunden oder Tage und damit eine Menge Geld. Ob man dabei als Dienstleister am Ende den Zuschlag bekommt, ist meistens alles andere als sicher. Bei zwei bis drei Anfragen dieser Art pro Woche, ist es gerade für kleine und mittlere Agenturen nicht abbildbar, permanent in kostenfreie Beratungs- und Konzeptions-Vorleistung mit nur potentieller Aussicht auf ein Projekt zu gehen. Natürlich gibt es bei Projekt Anfragen auch positive Ausnahmen, aber überwiegend verläuft es wie gerade beschrieben.

Lösungsmöglichkeiten

Herausarbeiten der Anforderungen für ein Festpreis Angebot

Das Festpreis Angebot ist (leider) immer noch die am meisten verbreitete Kalkulationsmethode bei Internet Projekten. Man hat dadurch im Idealfall zwar eine klare Planungsgrundlage, aber muss vor dem Projekt dafür einigen Aufwand treiben. Es müssen vor dem Projekt alle Anforderungen spezifiziert und hinreichend detailliert ausgearbeitet werden. Es benötigt abstraktes und theoretisches Vorstellungsvermögen auf Kundenseite über den Aufbau der späteren Web-Site oder Web-Anwendung. Dass man dabei sicherlich nicht jeden Aspekt im Voraus bedenken kann und sich immer noch Änderungen ergeben werden, wenn man erst mal im Entwicklungs-Prozess steckt, ist fast unvermeidbar. Eventuell spezifiziert man auch Dinge. die sich später als unnötig und falsch herausstellen. Spätere Änderungen muss der Dienstleister dann in der Regel als "Change Request" beim Kunden nachträglich anmelden, nachkalkulieren und nachverhandeln. Somit geht schnell einige Zeit in Verwaltungstätigkeiten - Zeit, die man auch in die eigentliche Entwicklung des Projekts stecken könnte. In jedem Fall ist das "Requirement Engineering", also das Herausarbeiten der Anforderungen, um ein Festpreis Angebot abgegeben zu können, ein Aufwand, den wir in der Regel abrechnen.

Was benötigt man überhaupt an Informationen für ein Fixpreis Angebot bei einem durchschnittlichen Web-Site Projekt basierend auf einem Content Management System wie bspw. TYPO3? Wir versuchen es hier einmal exemplarisch aufzulisten ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

  • Definitionen der Anforderungen für das Design der Web-Site
    • Zielgruppe
    • Marketingabsichten
    • Corporate Design (Logo, Farben, Schriften, ...)
    • Bild- oder Videomaterial
    • Links zu Mitbewerbern
    • Links zu anderen Projekten, die dem Kunden gefallen
    • Links zu anderen Projekten, die dem Kunden nicht gefallen
    • ...
  • Definition der Frontend Umsetzung des Designs der Web-Site
    • Welche Browser Abdeckung ist gewünscht?
    • Welche Mobilgeräte sollen unterstützt werden?
    • Unterliegt die Frontend Umsetzung der Einhaltung von Barrierefreiheit gemäß BITV 2.0 o. ä. gesetzlichen Regelungen?
    • Benötigt die Web-Site ein Druck-Layout
  • Definition des Hostings der Web-Site
    • Ist ein Hosting Vertrag vorhanden und wenn ja mit welchem Anbieter in welchem Tarif?
    • Soll ein neues Hosting angemeldet werden?
    • Wenn ja, mit welchen Anforderungen?
  • Definition zu evtl. bereitsd vorhandener Web-Site
    • Ist bereits eine Web-Site vorhanden, deren Inhalte übernommen werden sollen?
    • Wenn eine vorhanden ist, auf welchem System basiert diese?
    • Um wie viel vorhandene Inhalte handelt es sich, wenn diese übernommen werden sollen?
    • Soll die vorhandene Web-Site ggf. durch ein System Update weiter betrieben und mit neuem Layout versehen werden?
  • Definition der Funktionen der neuen Web-Site
    • Welche Sprachen soll die neue Web-Site haben und welche Sprache soll die Standardsprache sein?
    • Wie viele Redakteure mit welchen Rechten sollen Inhalte bearbeiten können?
    • Welche Seitentypen soll die neue Web-Site haben? (Einspalter, Zweispalter, ...)
    • Welche Inhaltselemente benötigt die neue Web-Site? (Text, Bild, Video, Bildslider, Mehrspalter, Teaser, Accordions, Tabs, Google Maps, ...)
    • Wird ein News-System mit News-Artikeln benötigt?
      • Welche Listen- und Detailansichten benötigt das News-System, wird bspw. Tagging der News-Artikel, Kategorisierung, Kommentarefunktionen, News-Archiv, ... benötigt und wie sollen sich diese Funktionen jeweils verhalten?
    • Werden ein oder mehrere Kontaktformulare benötigt?
      • Was soll genau nach dem Absenden der Kontaktformulare passieren? (Speicherung, E-Mail Versand, Empfänger-Verteilung, CRM-Anbindung, ...)
    • Was für weitere Funktionen soll die Web-Site haben? (Suchfunktion, Shop, Login-Bereich, Nutzer-Registrierung, Events, ...)
      • Auch hier muss jede Funktion einzeln noch im Detail spezifiziert werden.
  • Definition, ob der Kunde Beratung oder Service zu folgenden Themen benötigt
    • Inhaltspflege / automatisierte Inhaltsübernahme
    • Projekt-Dokumentation / Redakteurs-Handbuch
    • Schulung im CMS oder anderen Systemen
    • Systemwartung und -updates nach Start des Projekts
    • Konzeptionsworkshop
    • Suchmaschinenoptimierung
    • Social Media
    • Marketing
    • ...


Ist es dem Kunden alleine möglich, alle diese Informationen vorab detailliert zu liefern, ist ggf. auch ohne weitere Kosten ein Angebot direkt abgebbar. Meistens ist das aber nicht der Fall und wir veranstalten bspw. einen gemeinsamen Workshop o. ä., um diese Anforderungen gemeinsam zu erarbeiten.

Agiler Festpreis

Der agile Festpreis ist eine Mischung aus Festpreisangebot und agilen Methoden und bietet ebenfalls eine Budgetsicherheit. Agile Projekte setzen auf das gegenseitige Vertrauen von Entwickler und Kunden sowie eine enge Zusammenarbeit. Anforderungsänderungen sind kein Problem, sondern Grundlage eines agilen Projektes. Um einen Preisrahmen zu definieren, treffen Kunde und Entwickler gemeinsam Schätzungen über den Geschäftswert des Projekts, Risiken, Aufwände und Kosten. Das heißt man legt gemeinsam einen Gesamtwert des Projekts fest und welche Bestandteile das Projekt haben muss wie bspw. News-Verwaltung, Suchfunktion und ein Kontaktformular. Der Dienstleister garantiert alle diese Funktionen zu liefern, aber man definiert vorab nicht bis ins letzte, in welchem Detaillierungsgrad dies passieren soll. Im Entwicklungsprozess wird dann mit dem Kunden gemeinsam Funktion für Funktion entwickelt und ermittelt welche Detailfunktionen jeweils benötigt werden. Stellt sich bspw. heraus, dass der Kunde im News-System viele spezielle Funktionen wie Tagging, Kategorie-Menus, News-Archiv, Kommentarfunktion, ... benötigt, kann es dann passieren, dass der Aufwand, der hier rein ging, dafür sorgt, dass die übrigen Funktionen wie Suche und Kontaktformular simpler umgesetzt werden müssen. In jedem Fall erhält der Kunde aber die Umsetzung seiner Funktionen, kann selber im Entwicklungsprozess aber die Gewichtung noch verschieben und genau priorisieren, was für ihn wirklich einen Wert auf der Web-Site darstellt und was weniger.

Siehe auch https://de.wikipedia.org/wiki/Agiler_Festpreis

Nach Aufwand / Agil

Diese Methode erfordert das größtmögliche Vertrauen des Kunden gegenüber dem Dienstleister genau wie die aktive Mitarbeit des Kunden im Entwicklungsprozess und ist in der Regel erst nach einiger Zeit der Zusammenarbeit anwendbar. Ein Beispiel für den Vorteil der Abrechnung nach Aufwand wäre z.B. die Durchführung eines TYPO3 Updates einer Web-Site. Viele unserer Kunden wollen vorab eine genaue Aufwandsabschätzung, was ein TYPO3 Update Ihres Systems kosten wird. Das bedeutet für uns, dass wir teilweise schon Budget benötigen, diese Kosten zu ermitteln. Bspw. müssen erst mal 3h investiert werden, um ein Projekt so weit technisch zu analysieren, damit man die Gesamtkosten eines TYPO3 Updates abschätzen zu können. Gehen wir mal exemplarisch davon aus, dass wir das Update dann auf vlt. 8h für die eigentliche Umsetzung schätzen. Dazu müssen wir dann noch mal einen Sicherheits-Puffer von vlt. 2h drauf rechnen für unvorhersehbare Probleme, wenn der Kunde nach einem absoluten Festpreis verlangt. Danach gibt der Kunde die 10h für die Umsetzung hoffentlich frei und man führt das TYPO3 Update durch.

In diesem Beispiel zahlt der Kunde dann in Summe bis zu 13h für ein TYPO3 Update. Hätte er auf einen Festpreis und dessen Abschätzung verzichtet, hätte man ohne Abschätzung direkt in die Umsetzung gehen können und mindestens 3h gespart. Es ist eine Methode, bei der der Kunde keinerlei Kosten für jeglichen Overhead durch Analyse, Kalkulation, Formulierung eines Angebots hat, die gesamten Kosten nur in die reine Umsetzung gehen und man insgesamt schneller ans Ziel gelangt. Dennoch kann man vorab immer eine wenigstens grobe Aufwandsabschätzung abgeben und danach eng mit dem Kunden zusammenarbeiten, von Woche zu Woche Ergebnisse und Kostenstände präsentieren, gemeinsam mit dem Kunden auch noch mal ggf. Prioritäten verschieben, Funktionen hinzufügen oder herausnehmen. Ist der Kunde gewillt, sich am Entwicklungsprozess zu beteiligen und Vertrauen in den Dienstleister zu setzen, kann er dadurch mit einem günstigeren und schnelleren Projekt und vlt. sogar noch besseren Ergebnissen als bei einer starren Vorausplanung belohnt werden. Wir raten, den Mut hierfür aufzubringen!

Mit agilem Projektmanagement kann man dabei erreichen, dass das Projekte, die über einen vergleichsweise simplen Sachverhalt wie den eines TYPO3 CMS Updates hinausgehen, in geordneten Bahnen laufen, obwohl es kein Detailkonzept vorab gibt. Was agiles Projektmanagement ist, wird im Video zu Beginn dieses Abschnitts erklärt.

Die Firma sitegeist aus Hamburg, geht noch weiter und sagt "no waste!", Sie verzichtet sogar komplett auf Verträge mit Ihren Kunden und arbeitet nur nach Aufwand, so lange dem Kunden Zusammenarbeit und Ergebnisse gefallen. Kein Geld des Kunden geht in Abschätzungen, Angebote, Verträge, Verhandlungen, usw. was hier mit "waste" gemeint ist.

Mehr dazu hier: https://sitegeist.de/blog/re-a-l-blog.html

Fazit

Es muss nicht immer der klassische Festpreis sein, auch wenn wir sicher sind, dass dieser niemals komplett aussterben wird, da viele Organisationen noch lange Zeit nicht bereit sein werden, ihre althergebrachten Wege und Budgetplanungen zu verlassen. Daher denken wir, macht ein Hybrid Modell aus beiden Welten wie der agile Festpreis oftmals Sinn.

Wenn Sie mit uns Ihr Web-SIte oder Web-Shop Projekt planen und / oder durchführen wollen, sprechen Sie uns gerne an.